Introduction

La présente Politique de confidentialité énonce les modalités et directives que nous appliquons dans la protection des renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à ce que nous utilisions ceux-ci et que nous les communiquions, le cas échéant, en conformité avec la présente politique et dans les limites que vous nous avez indiquées, le cas échéant, sous réserve du respect des lois applicables.

Ainsi, à moins d’y être tenu par la Loi ou en vertu d’obligations contractuelles, vous pouvez en tout temps refuser et pourrez, le cas échéant, retirer votre consentement à l’égard de certaines des utilisations indiquées et ce, en communiquant avec nous.

1. DESCRIPTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS ET CONSIGNÉS DANS NOS DOSSIERS

La SIAQ peut, dans le cadre de ses activités et afin de lui permettre de rendre les services convenus auprès de ses membres, recueillir les informations et renseignements personnels des membres.

En fonction du statut de membre auquel vous désirez adhérer, d’autres informations, attestations ou documents pourraient vous être demandés pour compléter votre adhésion.

Nous collectons certains renseignements requis pour vous offrir un service optimum et nous permettre de communiquer avec vous via notre site Internet, nos infolettres, par courriel, téléphone ou autres méthodes.

2. MOTIFS DE LA COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS-LES FINALITÉS

Nous recueillons vos renseignements personnels pour les fins suivantes :

• 2.1. Afin de fournir le service convenu

Si vous désirez devenir membre de la SIAQ, nous avons besoin de votre nom et de vos coordonnées complètes afin de vous inscrire et d’assurer le suivi concernant l’abonnement tel l’envoi d’une facture et vous fournir les services auxquels vous avez droit en fonction de votre type d’abonnement.

• 2.2. Valider votre demande d’adhésion

En fonction du statut de membre auquel vous désirez adhérer, certaines informations vous seront demandées pour valider que vous correspondez bien aux critères du statut de membre auquel vous désirez adhérer.

• 2.3. Pour traiter le paiement - Solution de paiement en ligne

Toutes les solutions que nous recommandons et utilisons permettent de gérer les paiements en redirection. De cette manière, aucune information bancaire n’est sauvegardée dans nos bases de données. 

• 2.4. Vous faire parvenir des offres et renseignements

Il est possible également qu’à l’occasion, nous utilisions vos coordonnées personnelles soit votre adresse postale ou votre adresse de courriel afin de vous faire parvenir des renseignements additionnels sur nos produits et services, vous renseigner sur des offres spéciales ou promotions relatives à nos produits ou services.

• 2.5. Bottin des membres

Nous publions un bottin de nos membres, uniquement accessible aux autres membres, avec les informations suivantes : Nom et prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone.

• 2.6. Autres utilisations

À l’occasion, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour les fins suivantes:

• 2.6.1. Statistiques;
• 2.6.2. Pour des sondages sur nos produits et services;
• 2.6.3. Amélioration du service;
• 2.6.4. Service à la clientèle;
• 2.6.5. Personnalisation des produits et services.

3. LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels aux personnes suivantes et ce, pour les motifs et dans les conditions indiquées ci-après:

• 3.1. Communication à nos fournisseurs

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à ceux qui nous fournissent des services incluant entre autres des imprimeurs de factures, les gens qui doivent s’occuper du transport et des livraisons de nos produits et services et nos concepteurs de logiciels et conseillers en technologies de l’information.

Nous ne fournissons à ces tiers que les renseignements nécessaires afin qu’ils puissent fournir le service correctement et il leur est interdit d’utiliser lesdits renseignements à d’autres fins.

• 3.2. Communication à l’interne

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à toutes les personnes faisant partie de notre personnel salarié, cadre ou sous-traitant lesquels renseignements ne seront fournis que dans l’unique but de nous permettre de vous rendre les services auxquels vous êtes abonnés ou qui sont une suite logique de ceux-ci.

• 3.3. Communication à nos partenaires

De temps à autres, nous pouvons partager nos listes de clients à d’autres organisations triées soigneusement par nous et qui sont désireuses de faire connaître leurs produits ou services susceptibles de vous intéresser, telle que QuébecVert et Horticompétences. Nous révisons les documents ou informations susceptibles de vous être envoyés par les partenaires ou commanditaires concernés et ce, afin de nous assurer que l’organisation concernée est digne de confiance, sérieuse et que les documents concernés susceptibles de vous être envoyés sont appropriés.

Vous pouvez communiquer avec nous par courriel afin de refuser toute communication à nos partenaires. Dans un tel cas, nous ne communiquerons aucun renseignement personnel que vous auriez pu nous transmettre, à nos partenaires.

• 3.4. Communication par suite de l’application d’une ordonnance de la Loi

Nous pourrions être appelés ou contraints à fournir vos renseignements personnels à un organisme gouvernemental en autorité et faisant valoir son droit à obtenir lesdits renseignements ou, lorsqu’il existe une ordonnance, une assignation, un mandat émis par un tribunal, une personne ou un organisme compétent qui exige la présentation ou la remise desdits renseignements ou encore lorsqu’une décision d’un tribunal requiert la présentation de dossiers de renseignements et que nous devons nous y conformer. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à nos conseillers juridiques ainsi qu’à nos comptables ou auditeurs, lesquels seront en tout temps tenus au secret professionnel de par leur profession et/ou contraints de respecter la présente politique de confidentialité.

Dans l’éventualité où vous refusez que vos renseignements personnels soient communiqués conformément à ce qui est indiqué aux articles 3.1. à 3.4 ci-dessus, veuillez nous en informer par courriel.

4. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont conservés au Québec dans des endroits sécuritaires dont les accès sont privés et limités aux personnes identifiées autorisées ainsi que dans des serveurs ayant fait l’objet de mesures de sécurité.

Lorsque vous créez un compte sur notre site web, vous devez sélectionner un mot de passe personnel. Vous êtes responsables de vous assurer de préserver le caractère privé de votre mot de passe. Ce mot de passe vous appartient et nous ne vous demanderons jamais de nous le dévoiler d’aucune façon.

L’information recueillie dans les différents formulaires en ligne est sauvegardée dans une base de données sécurisée et protégée par des systèmes de cyber surveillance. Aucune information sensible n’est transmise par courriel. Aucune information ne sera partagée à des tiers sans votre accord.

5. LA CONSULTATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Suivant la réception d’une demande écrite, et sous réserve de certaines exceptions, et dans la mesure où votre identité à l’occasion de cette demande est démontrée, nous vous informerons de l’existence et de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels et nous vous permettrons de les consulter. Vous devrez envoyer une demande écrite à cet effet aux coordonnées qui figurent à la présente politique. Cette demande vous permet de connaître l’information qui est sauvegardée dans votre dossier. Vous pourrez demander toute modification ou correction à tout renseignement qui n’est plus à jour ou qui est erroné et la SIAQ procèdera dans les meilleurs délais aux modifications et corrections demandées. Vous pouvez en tout temps faire une demande de destruction de vos renseignements personnels. 

6. LA PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS

Seuls nos employés et fournisseurs autorisés ont accès à vos renseignements personnels. Lorsque vos renseignements personnels sont envoyés à un tiers, nous nous assurons que des ententes interviennent avec ceux-ci afin de nous assurer que vos renseignements personnels demeurent confidentiels et en sécurité et qu’ils seront utilisés pour les fins autorisées par la présente politique.

Vos renseignements personnels sont conservés par nous pendant la période nécessaire pour vous fournir nos services et produits et pendant une période limitée par la suite et ce, afin de pouvoir rétablir nos services dans l’éventualité où vous désiriez les obtenir à nouveau.

Tel que déjà mentionné, nous ne pouvons garantir que vos renseignements personnels qui seraient communiqués volontairement par vous sur le Site Web ne seront pas par la suite utilisés par des tiers. Nous ne serons pas responsables dans de telles circonstances de ladite divulgation ou de toute utilisation ultérieure par des tiers.

7. CUEILLETTE DE RENSEIGNEMENTS PAR L’INTERMÉDIAIRE DU SITE WEB

Nous recueillons à l’occasion des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site web.

• 7.1. Témoin

Il est possible, lorsqu’une personne accède à notre site web, qu’un dispositif de navigateur appelé « témoin » s’active afin de recueillir de l’information tels le type de navigateur internet utilisé ou encore le système d’exploitation utilisé par le visiteur, le nom de domaine d’où il vient, la date d’accès au site, le nombre de ses visites, le temps qu’il passe en moyenne sur notre site et les pages consultées. L’utilisation de ce témoin ne permet en aucune façon de connaître l’identité d’un visiteur à moins que celui-ci ne se soit inscrit à nos services ou nous ait envoyé un message spécifique à cet effet à partir de notre site web. Nous pouvons utiliser cette information (excluant toute information permettant d’identifier un visiteur) et la partager avec d’autres organisations avec lesquelles nous avons des relations d’affaires et ce, dans un but de statistiques et afin de mesurer l’utilisation de notre site, en améliorer le contenu, l’efficacité et les fonctionnalités.

• 7.2. Courriel

Il est possible que nous envoyions par courriel des communications reliées à des questions de marketing ou de nature promotionnelle contenant de l’information pouvant vous être utile dont entre autres de l’information sur nos produits et les produits d’autres fabricants, fournisseurs ou manufacturiers avec lesquels nous entretenons des relations d’affaires. Vous pourrez en tout temps vous désabonner de ce service de communication par courriel ou encore nous informer de vos préférences quant aux types de courriels que vous êtes disposés à recevoir. Si vous nous faites parvenir un courriel, nous pouvons conserver celui-ci incluant l’adresse de courrier électronique d’où le message nous a été communiqué ainsi que toutes réponses éventuelles que nous pourrions vous transmettre.

8. GÉNÉRALITÉS

• 8.1. Modifications

Il est possible et même probable que nous ayons de temps à autres à modifier ou compléter la présente politique de protection de vos renseignements personnels. Si des modifications y sont apportées, celles-ci seront affichées sur notre site web et la nouvelle politique modifiée sera disponible sur notre site.

Toutefois, si des modifications sont apportées quant aux motifs pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués à des tiers et pour lesquels des consentements ont été obtenus, nous verrons à obtenir les consentements nécessaires, sauf si cette utilisation ou communication de renseignements personnels est par ailleurs requise ou autorisée par les lois applicables.

• 8.2. Retrait de vos consentements

Vous pourrez en tout temps nous aviser de votre désir de retirer ou modifier votre consentement relativement à l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Nous donnerons satisfaction à votre demande en tenant compte toutefois de contraintes juridiques ou contractuelles liées à vos transactions.

Vous pourrez en tout temps vous désabonner des bulletins, mises à jour ou autres communications promotionnelles ou invitations de participer à un concours en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure sous la mention « se désabonner » de tous nos envois que vous pourriez recevoir. Suivant la réception de votre désabonnement, notre liste d’abonnés à nos bulletins, sondages, mises à jour, promotions et concours seront en conséquence mise à jour.

• 8.3. Liens vers d’autres sites web

Il est possible que des liens vers d’autres sites web ou ressources internet soient offerts sur notre site à des fins de promotions, à titre informatif ou pour fins de commodités. Si vous cliquez sur l’un de ces liens, vous communiquez avec un autre site web ou une autre ressource internet dont nous ne sommes pas responsables, sur laquelle nous n’avons aucun contrôle et qui a sa propre politique de collecte de renseignements personnels, de leur utilisation et de la divulgation de ceux-ci. Nous nous dégageons par conséquent de toute responsabilité qui pourrait découler de la fréquentation de ces autres sites web ou ressource internet par vous.

9. INFORMATION RECUEILLIES EN LIGNE PAR L'UTILISATION DE FICHIERS TÉMOINS (cookies)

Lors de la navigation en ligne, nous collectons des informations pour personnaliser votre navigation et vos préférences, par exemple la langue de navigation ou pour comptabiliser des objectifs d’engagement sur les actions proposées sur notre site Internet. Les fichiers témoins cookies installés sont sauvegardés sur votre fureteur. Vous pouvez en tout temps les accepter, les refuser ou les détruire de la cache mémoire de votre fureteur.

10. COLLECTE DE STATISTIQUES

Nous utilisons Google Analytics GA4 pour collecter l’information de navigation en ligne,

Mailchimp pour les statistiques de consultation des envois infolettres, ainsi que Meta et Looker Studio pour les campagnes SEM que nous gérons.

11. CONSERVATION ET DESTRUCTION DE VOS RENSEIGNEMENTS

Nous conservons les renseignements uniquement pour la période où nous rendons des services de manière active. Tous les renseignements non requis sont détruits de manière sécuritaire.

12. COMMUNICATIONS

Pour tout commentaire ou pour obtenir toute information, vous pouvez contacter la SIAQ par téléphone, courriel ou courrier postal selon les coordonnées suivantes :
Téléphone : 1-450-689-9393
Courriel pour vos renseignements personnels : renseignements-perso@siaq.org
Courriel général : info@siaq.org
Adresse postale : Case postale 69042, Laval (Québec) H7X 3M2 

Maj : 23 janvier 2024